Cara Mengelola & Membuat Permohonan

Menu Permohonan memungkinkan Anda untuk melihat seluruh riwayat pengajuan layanan, membuat permohonan baru, dan memantau perkembangan proses pengujian secara rinci.

1. Langkah Membuat Permohonan Baru

Untuk mengajukan permohonan pengujian laboratorium baru:

1. Buka menu Permohonan pada sidebar sebelah kiri, lalu klik tombol biru + Buat Permohonan di sudut kanan atas.
2. Cek Data Pemohon: Pastikan data diri Anda (Tanggal Permohonan, Nama Lengkap, Alamat, No. HP, dan Email) sudah sesuai.
3. Mengisi Data Sampel:
   • Kelola Sampel: Klik tombol + Tambah Sampel jika ingin menguji lebih dari satu sampel dalam satu pengajuan (maksimal 5 sampel).
   • Pilih Kategori Sampel: Pilih salah satu kategori sampel yang sesuai (Hijauan, Bahan Pakan, Pakan, Pakan Asal Hewan, Feses, Semen, Darah, Jaringan Hewan, atau Lain-Lain).
   • Pilih Parameter Uji: Centang satu atau beberapa jenis pengujian yang dibutuhkan beserta tarifnya (contoh: Kadar Air, Protein Kasar, Uji RBT, Isolasi DNA, dll.).
4. Unggah Surat Pengantar (Opsional): Lampirkan dokumen Surat Pengantar Uji dalam format PDF (ukuran maksimum 5MB).
5. Opsi Pengiriman Dokumen LHP: Centang kotak "Saya ingin menerima dokumen fisik LHP (dikirim via pos/kurir)" jika memerlukan cetakan fisik Laporan Hasil Pengujian.
6. Klik Kirim Permohonan untuk memproses pengajuan (atau klik Batal untuk membatalkan).

Catatan: Pastikan seluruh rincian sampel dan parameter uji yang dipilih sudah benar sebelum menekan tombol kirim.

2. Memahami Alur Status Permohonan

Setiap permohonan yang Anda buat memiliki indikator status yang diperbarui secara berurutan:

• Menunggu Sampel: Permohonan telah dibuat dan sistem menunggu sampel fisik dikirimkan ke laboratorium.
• Sampel Diterima / Verifikasi: Fisik sampel telah diterima dan diperiksa kelaikannya oleh tim verifikator.
• Menunggu Pembayaran: File e-billing PNBP telah diterbitkan oleh admin. Pemohon dapat mengunduh e-billing dan wajib mengunggah bukti bayar.
• Menunggu Verifikasi Pembayaran: Bukti bayar telah diunggah dan sedang dalam proses konfirmasi oleh admin laboratorium.
• Lunas: Pembayaran telah diverifikasi sah oleh admin. Sampel siap/sedang diproses di laboratorium.
• On Progress (Pengujian): Analisa laboratorium sedang berjalan.
• Selesai: Pengujian rampung, dokumen LHP terbit, dan siap diunduh oleh pemohon.

3. Memahami Halaman Detail Permohonan

Saat Anda mengklik salah satu kode permohonan (contoh: SIPUJA-2609-002), Anda akan diarahkan ke halaman detail yang memiliki 5 tab utama:

1. Tab Detail

Berisi ringkasan data utama permohonan yang telah Anda ajukan, seperti nama pemohon, jenis layanan, tanggal pengajuan, serta rincian parameter uji yang dipilih.

2. Tab Pengiriman & Verifikasi

Menampilkan status kelayakan berkas dan sampel yang Anda kirimkan. Di tab ini Anda bisa melihat apakah sampel sudah diterima oleh petugas serta status pengiriman dokumen fisik LHP.

3. Tab Pembayaran

Tempat mengelola proses pembayaran layanan PNBP melalui 3 tahapan visual:

1. Mengunggah Bukti Bayar: Saat status Menunggu Pembayaran, klik tombol Lihat E-Billing atau Unduh E-Billing untuk melihat tagihan. Setelah transaksi dilakukan, klik tombol biru Upload Bukti Bayar untuk melampirkan resi pembayaran.

   

2. Menunggu Verifikasi Admin: Setelah bukti pembayaran berhasil diunggah, status akan berubah menjadi Menunggu Verifikasi Pembayaran. Pada tahap ini, petugas admin akan mengonfirmasi kesesuaian dana yang masuk ke rekening.

   

3. Status Lunas: Jika bukti transfer telah diverifikasi dan dikonfirmasi valid, status pada tab Pembayaran akan berganti menjadi Lunas (berlatar hijau) dan sampel Anda otomatis masuk ke antrean analisa laboratorium.

   

4. Tab Analisa & LHP

Menampilkan progres analisis laboratorium dan penerbitan dokumen Laporan Hasil Pengujian (LHP):

• Status Analisa & LHP Terbit: Menampilkan indikator Selesai Pengujian dan LHP Terbit.
• Mengunduh LHP: Klik tombol biru Download LHP. Catatan: Untuk dapat mengunduh file LHP, Anda wajib melakukan pengisian Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) terlebih dahulu pada sistem yang disediakan.
• Pengiriman LHP Fisik (Jika Memilih Dikirim): Jika di awal Anda memilih opsi penerimaan dokumen fisik, status pengiriman beserta Nomor Resi kurir/pos akan ditampilkan di bagian bawah tab ini untuk Anda lacak (sistem biaya pengiriman menggunakan metode COD).

5. Tab Riwayat

Menampilkan catatan kronologis (timeline) seluruh aktivitas perjalanan permohonan Anda dari awal dibuat, diverifikasi, dibayar, hingga selesai diproses.